AKER Uitvaarten werkt met meerdere funeral planners, zodat AKER Uitvaarten u in uw regio hulp kan bieden bij een passend afscheid. Deze privacyverklaring is van toepassing op een ieder die een bezoek brengt aan de website, de diensten van AKER Uitvaarten afneemt of als dienstverlener aan AKER Uitvaarten haar diensten aanbiedt. Iedere funeral planner is (eind)verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

 

Voor vragen omtrent de omgang met uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de desbetreffende funeral planner.

 

AKER Uitvaarten vindt een goede omgang met persoonsgegevens van u als klant, maar ook als websitebezoeker en dienstverlener van groot belang. Iedere funeral planner verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.

 

– Uw funeral planner informeert u over welke persoonsgegevens wij verwerken, in hoeverre en op welke manier.
– Daarnaast moet er een gerechtvaardigde reden zijn om uw persoonsgegevens te verwerken.
– Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van u als betrokkene zoveel mogelijk beperkt.
– Er zullen bovendien niet meer persoonsgegevens worden verzameld dan strikt noodzakelijk.
– Ook zullen de gegevens niet langer dan noodzakelijk worden bewaard.

 

Beveiliging
Iedere funeral planner draagt er zorg voor dat persoonsgegevens voldoende worden beveiligd. Om verlies, misbruik, en onrechtmatige verwerkingen te voorkomen worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen. Deze zijn afgestemd op het risico van de verwerking.

 

Persoonsgegevens die worden verwerkt
Website, contactformulier en email
Bij het bezoeken van de website worden het gebruikte IP-adres, het besturingssysteem, en gebruikte internetbrowser verstrekt. Het IP-adres kan worden aangemerkt als een persoonsgegeven en zal worden gebruikt om cyberaanvallen af te houden, dit is een gerechtvaardigd belang.
Tevens zal het IP-adres worden gebruikt binnen Google Analytics.

 

Op de website is het mogelijk een contactformulier in te vullen. In het contactformulier wordt gevraagd naar naam, telefoonnummer en emailadres. Deze gegevens worden enkel gebruikt om contact op te nemen. Ook vragen wij u om uw woonplaats, zodat de funeral planner uit uw regio u kan helpen.

 

Daarnaast worden de persoonsgegevens verwerkt die u actief per email verstrekt. Hierbij kunt u denken aan naam, emailadres of andere persoonsgegevens die u toestuurt. Hiermee verleent u  toestemming om over het betreffende onderwerp contact op te nemen of wellicht uitvoering te geven aan de overeenkomst.

Condoleanceregister
Er bestaat de mogelijkheid tot een online afgeschermd condoleanceregister. U kunt er als opdrachtgever voor kiezen een foto van de overledene met naam en voornaam op de pagina te plaatsen. Indien gewenst kan op deze pagina ook informatie over de uitvaart worden weergeven.

Er kan een reactie worden achtergelaten op het online condoleanceregister. Dit is enkel mogelijk met een naamcode die de bezoeker kan vinden in bijvoorbeeld een kaart of advertentie. Zij kunnen een tekst met eventuele foto achterlaten.
Tevens wordt er bij de bezoekers gevraagd naar naam, emailadres en woonplaats. Deze gegevens zijn alleen zichtbaar voor de opdrachtgever en eventuele familie. Door deze gegevens te verstrekken geeft de betreffende persoon expliciete toestemming om het bericht met deze persoonsgegevens te plaatsen.

Interesse in onze dienstverlening/ Wensengesprek
Het kan zijn dat de funeral planners van AKER uitvaarten een gesprek hebben met personen die nog niet overleden zijn en/of naasten van deze personen. Daarin worden de dienstverlening en verschillende mogelijkheden besproken. Op dat moment worden wensen vastgelegd. De funeral planners vragen om naam, voornaam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer en emailadres van zowel de persoon die komt te overlijden als de naaste. Deze gegevens leggen zij enkel met expliciete toestemming vast.

Dienstverlening
Funeral planners van AKER Uitvaarten verwerken ook persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt in bijvoorbeeld correspondentie of telefonisch contact.

Zij hebben de volgende gegevens van de overledene nodig: Naam, voornaam, adres, postcode, plaats, geboortedatum, geboorteplaats, overlijdensdatum, tijdstip, overlijdensplaats en burgerlijke staat. Deze gegevens zijn ook nodig om aangifte van overlijden te doen.

Ook zullen zij vragen naar eventuele verzekeringspapieren en relevante medische gegevens (pacemaker, insulinepomp, defibrillator e.d.) van de overledene.

Gegevens van een overledene kunnen niet worden aangemerkt als persoonsgegevens volgens privacywetgeving. Dit betekent dat de AVG hierop niet van toepassing is. Dit neemt echter niet weg dat de funeral planners van AKER Uitvaarten zorgvuldig en vertrouwelijk met deze gegevens omgaan.  Bovendien kunnen gegevens van de overleden persoon ook betrekking hebben op gegevens van levende personen.

Voor de dienstverlening hebben de funeral planners van AKER Uitvaarten van de opdrachtgever/naaste naam, adresgegevens, geboortedatum, telefoonnummer, emailadres en de relatie tot de overledene nodig.

Om een factuur aan u te verzenden hebben wij uw naam, adresgegevens of emailadres nodig. Door een betaling te doen verstrekt u bankgegevens, inclusief tenaamstelling aan de betreffende bank en daarmee dus ook aan ons.

Ook kan het zijn dat wij aan u een betaling verrichten vanwege de akte van cessie. Daarom vragen wij soms vooraf al om bankgegevens en tenaamstelling.

Een funeral planner van AKER Uitvaarten kan u vragen om zich te legitimeren bij het tekenen van de akte van cessie. In dat geval wordt alleen de aard en het soort documentnummer genoteerd. Ook kan worden gevraagd naar naam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer en handtekening.

Mocht de overledene worden begraven dan zal uw naam, adresgegevens, relatie tot de overledene, telefoonnummer en emailadres worden gebruikt om u, indien nodig, als rechthebbende van de grafrechten aan te melden. Mocht de overledene worden gecremeerd en bent u rechthebbende van de as, dan worden deze gegevens eveneens gebruikt.

(Potentiële) dienstverleners
De funeral planners van AKER Uitvaarten hebben ook contact met dienstverleners. De funeral planner heeft van deze dienstverleners de bedrijfsnaam, adresgegevens en naam, email en telefoonnummer van de betreffende contactpersoon. Deze persoonsgegevens zijn rechtmatig verkregen door toestemming die expliciet is gegeven of de uitvoering van de overeenkomst die met de betreffende dienstverlener is gesloten.

Om facturen te voldoen aan de dienstverleners verstrekt de dienstverlener een factuur met daarop de bedrijfsnaam, adresgegevens, KVK nummer, BTW nummer en bankgegevens, dit op basis van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen die hiertoe bestaan.

Rechten van betrokkenen
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Daarnaast hebt u het recht om eventueel gegeven toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door AKER Uitvaarten en hebt u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. Mocht er een wettelijke verplichting bestaan tot het bewaren van gegevens dan is de funeral planner van AKER Uitvaarten hieraan gehouden.

 

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar de desbetreffende funeral planner. U ontvangt binnen vier weken een reactie op uw verzoek.

Mocht u niet tevreden zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag).

Hoe lang bewaart AKER Uitvaarten uw gegevens?
De funeral planners van AKER Uitvaarten bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens worden verzameld.

 

Mocht u bijvoorbeeld contact hebben opgenomen via de email of het contactformulier dan zal, indien u geen opdrachtgever of dienstverlener bent of wordt, deze email worden verwijderd als uw vraag is beantwoord.

Het IP-adres ter beveiliging van de website, zal worden bewaard zolang dit nodig is voor deze beveiliging (gemiddeld genomen is dit 4 weken).

Ten aanzien van de fiscale bewaarplicht van 7 jaar gaat het om basisgegevens zoals een grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, verkoopadministratie en e-mails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering. Denk hierbij ook aan offertes die een order zijn geworden, opdrachten en facturen.

Offertes die geen opdracht zijn geworden, inhoudelijke afspraken die zijn gemaakt, en persoonsgegevens die worden gebruikt voor aangiftes van overlijden zullen worden verwijderd na maximaal 6 maanden, tenzij deze gegevens nog moeten worden bewaard in het kader van een wettelijke verplichting of hiertoe expliciete toestemming is verleend gegevens langer te bewaren.

De persoonsgegevens die nodig zijn voor de akte van cessie en eventueel het documentnummer en de aard van het identificatiebewijs zal na een schriftelijke bevestiging van de verzekeraar of indien geen bevestiging is ontvangen of op uw verzoek bij het uitkeren van de verzekeringspolis worden verwijderd.

Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor grafrechten en het aanmelden van rechthebbenden van de as zullen na bevestiging van andere partijen worden verwijderd, tenzij deze gegevens nog moeten worden bewaard in het kader van een wettelijke verplichting.

Gegevens over de invulling van de uitvaart zoals, maar niet uitsluitend, het drukwerk, advertentieteksten en een draaiboek, worden maximaal 6 maanden na uitvoering verwijderd, tenzij u een verzoek doet deze langer te bewaren of u expliciete toestemming hebt verleend gegevens langer te bewaren.

Als het gaat om potentiële dienstverleners, dan zullen bedrijfsnaam, naam, telefoonnummer en email van contactpersoon worden verwijderd als er geen overeenkomst wordt gesloten, tenzij zij toestemming verlenen om in het systeem te worden opgenomen. Deze toestemming wordt bijvoorbeeld verleend bij het verstrekken van een visitekaartje.

Als er een overeenkomst wordt gesloten worden deze gegevens en ook adres bewaard voor zo lang de overeenkomst standhoudt, rekening houdend met de fiscale bewaarplicht. Deze bewaarplicht is ook van toepassing op gegevens die in de factuur vermeld staan zoals naam, adres, bankrekeningnummer, tenaamstelling, KVK nummer en BTW nummer.

Delen van persoonsgegevens met derden

Persoonsgegevens worden door meerdere partijen ontvangen. Tussen de funeral planners van AKER uitvaarten en de derde partijen wordt soms een overeenkomst gesloten om afspraken te maken hoe om te gaan met uw persoonsgegevens. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en er zal door de funeral planners van AKER Uitvaarten worden toegezien op de naleving daarvan.

 

Als het gaat om derde partijen kunt u denken aan een accountant, boekhoudprogramma, websitebeheerder, mailingprogramma, cloudopslag, Google, agenda en adressenbeheer.

Er zijn ook derde partijen zoals overledenezorg, een drukkerij, uitvaartcentra, overledenezorg, steenhouwer, kistendienstverlener, cateraar, bloemist, vervoerder, foto/videograaf, artiesten, bewaking, sieradendienstverlener, kerken, begraafplaatsen, gemeentes, verzekeringsmaatschappijen, afscheidlocaties en dagbladen.

 

Afhankelijk van een rol als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker moet een verwerkersovereenkomst worden gesloten. Een verwerkingsverantwoordelijke sluit een verwerkersovereenkomst met een verwerker. Een verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het hoe en het waarom van een gegevensverwerking zelf. Dit is een groot verschil met de rol als verwerker. De verwerker moet de instructies opvolgen die een verwerkingsverantwoordelijke geeft.  Derde partijen kunnen een verwerker of verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Wijziging
Deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 19 november 2019.